In einer virtuellen und Home-Office-Umgebung präsent sein

Wie in den vergangenen Monaten möchte ich einen Tipp für effektive virtuelle Führung geben. Ich glaube, er ist in der heutigen Zeit der Pandemie, in der viele Teams nicht nur auf verschiedene Unternehmensstandorte verteilt sind, sondern sogar isoliert in ihren Home-Offices arbeiten, von noch größerer Bedeutung. Der Kern dieses Blogs war ursprünglich Teil der letztjährigen Sommerlektüre, eingebettet in eine von sieben Kompetenzen, die ich damals beschrieben habe (siehe hier).
Gespräche, die ich im Moment mit virtuellen Führungskräften führe, zeigen, dass sich ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Home-Offices nach Verbundenheit sehnen und sich mehr Präsenz ihrer Führungskräfte wünschen.
Daher dachte ich, es könnte hilfreich sein, die „alten“ Inhalte, angepasst an die aktuelle Situation, zu teilen. Lassen Sie uns also kurz darüber nachdenken, was Präsenz in diesem Zusammenhang bedeuten würde.

Was bedeutet Präsenz in einem Home-Office-Kontext?

Wenn Sie mit Mitgliedern solcher virtuellen Teams sprechen, die sich nach der Anwesenheit ihres Managers sehnen, betrachten sie die Anwesenheit eines Chefs als Sichtbarkeit, in welcher Form auch immer, und als Erreichbarkeit.
Im alten Kontext von persönlichen Treffen bedeutet Präsenz natürlich, physisch an einem Treffen oder Ort anwesend zu sein und sich gedanklich zu involvieren. Und Sie drücken Ihre Präsenz durch Ihre Körperhaltung aus, wie Sie sich im Raum bewegen oder wo Sie sitzen usw. Es liegt in der Natur des Menschen, dass wir eine Verbindung zu unseren Führungspersönlichkeiten spüren müssen, um Vertrauen und Loyalität zu ihrer Führung aufzubauen.

In einem virtuellen Kontext reicht die Präsenz von Ihren interaktiven (synchronen) Live-Situationen bis hin zu jenen (asynchronen) Offline-Situationen, in denen Sie keine unmittelbare Interaktion mit den Mitgliedern Ihres Teams haben, aber dennoch in Kontakt sind.
In einer Home-Office-Situation ist – wie in jeder virtuellen Situation – das physische Erscheinen natürlich nicht mehr möglich, und die Dinge funktionieren anders. Deshalb müssen Führungskräfte ihre Präsenz auf andere Art und Weise zeigen, damit sich die Menschen immer noch mit ihnen verbunden fühlen.

Wie können Sie also in Ihrem Home-Office-Kontext präsent sein?

Untermauert wird dies in erster Linie durch Ihre mentalen Muster, die Ihr Denken und Verhalten bestimmen, wenn Sie offline oder online auf virtuellen Plattformen mit anderen interagieren.

Asynchrone Präsenz

Lassen Sie mich zunächst einige Ideen zur Darstellung von Offline-Präsenz (asynchrone Situationen) in einem virtuellen Kontext vorstellen.

• Engagieren Sie sich aktiv für die Nutzung der internen ‚Social Media‘-Plattform Ihrer Organisation (vorausgesetzt, eine solche existiert). Veröffentlichen Sie Neuigkeiten über die Organisation, die Projekte oder Ihre Aktivitäten. Falls keine interne ‚Social Media‘-Plattform verfügbar ist, richten Sie eine What’sApp-Gruppe für Ihr Team ein, um soziale Nachrichten und nicht-vertrauliche (!!) Nachrichten oder ‚Klatsch‘ auszutauschen.
• Alternativ dazu können Sie Team Space/ Share Point für Ihre Teammitglieder im Home-Office einrichten, um diese gemeinsam zu nutzen und asynchron zu verbinden. Veröffentlichen Sie hier Informationen, die für das Team relevant sind, sowie Neuigkeiten von Ihnen.
• Wenn Sie einen breiteren Teil der Organisation erreichen, könnten Sie regelmäßig Nachrichten im Intranet der Organisation veröffentlichen, was auch mehr Sichtbarkeit für Ihr virtuelles Team schaffen würde.

Hier sind zwei Fragen als Denkanstöße:

1. Wie oft greifen Sie auf diese Plattformen zu, veröffentlichen Nachrichten über das Unternehmen, über Ihre Situation oder über Dinge, die in der Organisation und im weiteren Team geschehen? Sind Sie aufgrund Ihres Aktivitätsniveaus im Vergleich zu Ihrer lokalen Organisation gleich präsent?
2. Wie sehr teilen Sie Ihre Gedanken und Ideen und die Dinge, die in Ihrem Leben geschehen, mit anderen auf diesen Plattformen? Wie gut kennen die Leute Sie als Person und wie können Sie das durch das, was Sie auf diesen Plattformen teilen, aufrechterhalten?

Vielleicht denken Sie, dass dies Zeitverschwendung ist, da Sie bereits eine volle Agenda und wichtigere Dinge zu tun haben. Dennoch bin ich sicher, dass Sie in Ihrem lokalen Kontext normalerweise ein paar Minuten am Tag an der Kaffeemaschine verbringen, sich mit Ihren Teammitgliedern vor Ort in Verbindung setzen und einfach ein kurzes Gespräch über alles andere als die Arbeit führen würden. Betrachten Sie die Interaktion auf diesen sozialen Medienplattformen als eine virtuelle Darstellung der Kaffeeecke oder des Schwarzen Bretts Ihres Teams. Nehmen Sie sich genauso viel Zeit für einen kurzen Chat oder eine kurze Notiz, um mit dem Rest Ihres Teams in Kontakt zu treten. Und beobachten Sie einfach, was passieren wird.

Live Online-Präsenz

Ich möchte Ihnen auch einige Ideen für Ihre Live-Interaktionen in Ihrem Home-Office-Kontext vorstellen. Der Hauptantrieb dafür hängt mit meiner persönlichen Erfahrung mit der Haltung zusammen, die wir haben, wenn wir an Online-Meetings teilnehmen.

Mit welcher Denkweise nehmen Sie an einem Online-Meeting teil? Wählen Sie sich in ein Meeting ein? Melden Sie sich bei einer virtuellen Verbindung an, indem Sie vor Ihrem Computer sitzen? Oder nehmen Sie geistig an einer Besprechung teil, indem Sie einen Besprechungsraum betreten? Können Sie hier bereits einen Unterschied erkennen?
Die meisten Menschen glauben, dass man in einer virtuellen Umgebung nicht die gleiche Beziehung, d.h. die Qualität der Verbindung und der Interaktion, herstellen kann wie in einer persönlichen Besprechung. Ich stelle diese Perspektive entschieden in Frage und lade Sie ein, mit den folgenden Ideen anders zu denken:

• Wenn Sie an einer virtuellen Besprechung teilnehmen, stellen Sie sich vor, dass Sie die anderen treffen, indem Sie einen virtuellen Besprechungsraum betreten, anstatt sich in die entsprechende Software auf Ihrem Computer einzuloggen.
• Wenn Sie Diskussionen führen, möglicherweise sogar herausfordernde, sollten Sie die Kombination von Video und Audio in Betracht ziehen, um die Verbindung mit der/den anderen teilnehmenden Person(en) zu maximieren und den Gesichtsausdruck in den Austausch mit einzubeziehen, um Emotionen leichter zu erkennen.
• Lassen Sie sich nicht von den Dingen um Sie herum ablenken, während Sie an einem virtuellen Treffen teilnehmen. Weder E-Mails, noch Telefonanrufe oder Personen, die Ihren physischen Raum betreten, helfen Ihnen dabei, in der virtuellen Besprechung präsent zu sein.
• Wenn Sie die Leitung des Treffens übernehmen, stellen Sie sicher, dass es für diejenigen, die zur Teilnahme eingeladen wurden, so interessant wie möglich ist.

Ich könnte noch stundenlang weiter schreiben …

Dies sind nur einige der Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Mitarbeiter, die auf mehrere Home-Offices verteilt sind, trotzdem das Gefühl haben sollen, dass Sie präsent und „für sie da“ sind. Einige scheinen offensichtlich zu sein, andere nicht so sehr, aber ich bin überzeugt und weiß aus Erfahrung, dass sie alle funktionieren.

Es gibt noch viele weitere Ideen zu teilen, wie Sie Ihre asynchrone und synchrone Präsenz für Ihre Teammitglieder entwickeln oder verstärken können. Und ich könnte Bücher über sie schreiben.

Wenn Sie also an einem vertiefenden Gespräch über Ihre besondere Herausforderung interessiert sind, nehmen Sie bitte Kontakt mit mir auf. Oder zögern Sie nicht, Ihre Gedanken im Abschnitt „Kommentare“ unten mitzuteilen.

Vielen Dank für Ihr Interesse.