Nutzung eines alten Tricks für eine effektivere Teilnahme an Meetings bei der Arbeit im Home Office
Seit einem Jahr befinden wir uns aufgrund der Pandemie in einer Art Lockdown oder Ähnlichem. Diese Situation erlaubte oder zwang – je nach persönlicher Vorliebe – eine Menge Leute, von zu Hause aus zu arbeiten. Jüngste Studien, die von PwC veröffentlicht wurden, zeigen, dass die Arbeit im Home Office größtenteils als Erfolg gesehen wird (von 71 % der Arbeitnehmer und 83 % der Arbeitgeber). Nach den ersten Monaten der Euphorie wurden jedoch auch einige der Schattenseiten deutlicher. Eine davon ist offensichtlich der Mangel an sozialen Kontakten und informellem Austausch mit Kollegen, der früher an Kaffeeautomaten, in Cafeterias oder beim Mittagessen in Kantinen stattfand. Um den Mangel an direkter Interaktion zu kompensieren, hatte ich schon vor der Pandemie den virtuellen Führungskräften vorgeschlagen, eine virtuelle Kaffee-Ecke einzurichten, um sich mit ihren Teammitgliedern zu treffen und Kontakte zu pflegen (siehe hier).
Die Pandemie in der Pandemie
Ein weiterer arbeitsbedingter Nachteil der Arbeit im Home Office tauchte in den letzten Wochen in Gesprächen mit meinen Kunden immer häufiger auf. Es geht um die Flut von Besprechungsanfragen, die den Terminkalender so sehr füllen, dass die Arbeitszeiten verlängert werden müssen, um all die andere Arbeit zu erledigen. Die größte Frustration, die sehr oft geäußert wird, ist, dass Menschen für eine längere Zeit in Meetings gerufen werden, in denen sie nur ein kurzes Zeitfenster haben, um etwas beizutragen. Und dennoch werden sie eingeladen und es wird erwartet, dass sie die ganze Zeit anwesend sind. Und in manchen Fällen bekommt die Person nicht einmal die Zeit, über ihr Thema zu sprechen, weil die Tagesordnung überladen war. Vor einiger Zeit habe ich auch einen Blog darüber geschrieben, wie man Meetings ansprechend gestaltet. Und das Erstellen einer passenden Agenda war einer der Aspekte, die ich behandelt habe (siehe hier).
Der alte Trick
Als ich all dies kürzlich in einem Coaching-Gespräch mit einer Führungskraft reflektierte, tauchte eine Idee auf, die mich an einen Ansatz erinnerte, der vor über 20 Jahren, als ich noch in einer aktiven Führungsrolle war, verwendet wurde, um den Leuten Zeit zu sparen und die Teilnahme an Meetings effektiver zu gestalten. Damals wurden die Tagesordnungen von Besprechungen, insbesondere von Projektbesprechungen, so geplant, dass bestimmte Funktionen zu einem geeigneten Zeitpunkt aufgerufen wurden, um ihr Thema zu präsentieren und zu diskutieren. Natürlich wurden Tagesordnungen auch damals nicht immer genau eingehalten, so dass man regelmäßig zu früh hinzukam, aber es sparte trotzdem Zeit, da man nicht verpflichtet war, für das gesamte Meeting anwesend zu sein, wenn man nur einen kleinen Teil zu dem Meetings beitrug.
Warum nicht erneut anwenden?
Mit diesem Gedanken im Hinterkopf lächelte ich, als diese Idee aufkam, denn heutzutage ist es logistisch viel einfacher, an einem virtuellen Meeting teilzunehmen und es wieder zu verlassen, wenn man fertig ist – denn es ist keine „längere Strecke quer durch den Standort“ mehr nötig. Sie müssen nicht einmal mehr Ihren Schreibtisch verlassen. Warum haben wir diesen Ansatz vergessen? Liegt es daran, dass Organisatoren von Meetings glauben, dass jeder zu jeder Zeit anwesend sein muss, um voll im Bilde zu sein, oder ist es nur ein gedankenloser automatischer Reflex, jeden für das gesamte Meeting einzuladen?
Der Vorteil bei Online-Meetings
Hier ist also mein Tipp: Wenn Sie die Tagesordnung für Ihr nächstes Meeting vorbereiten, denken Sie sehr sorgfältig darüber nach, wer für welchen Teil anwesend sein muss, um nicht nur ein effektives Meeting zu haben, sondern auch die Zeit der Beteiligten so effizient wie möglich zu nutzen. Klären Sie dies mit allen Teilnehmern und überlassen Sie es ihnen, früher einzusteigen und später zu gehen, wenn sie das möchten. Auf diese Weise belassen Sie die Verantwortung für das Zeitmanagement bei den einzelnen Personen, anstatt ihnen zu sehr vorzuschreiben, wie sie ihren Tag verbringen. Von der anderen Seite aus betrachtet, sollten Sie als Teilnehmer die Organisatoren von Meetings fragen, zu welcher Zeit sie erwarten, dass Ihr Punkt auf der Tagesordnung steht, damit Sie rechtzeitig in das Meeting einsteigen können. Sie könnten sogar vereinbaren, dass sie Ihnen eine SMS schicken, wenn Sie an der Reihe sind, einen Präsentation zu halten oder sich an der Diskussion zu beteiligen.
Einer meiner Kunden, der damit begonnen hat, genau das zu tun, erhielt unglaublich positives Feedback von den Beteiligten über die erhöhte Effektivität und Effizienz ihres Zeitmanagements.
Und als Beiprodukt ist es wahrscheinlich, dass die Tagesordnung des Meetings von vornherein besser organisiert und geplant wird.
Fazit
Alle für alle Tagesordnungspunkte in einem Meeting zu haben, kann eine massive Zeitverschwendung sein! Überdenken Sie Ihren Ansatz, wie Sie Besprechungsagenden planen und Personen einladen, um Besprechungen effektiv und zeitsparend für alle Teilnehmer zu gestalten. Ziehen Sie in Erwägung, bestimmte Zeitfenster für verschiedene Teile des Meetings vorzusehen, damit die Leute bei Bedarf einsteigen und gehen können, wenn ihre Anwesenheit nicht mehr erforderlich ist. Sie werden überrascht sein, wie dankbar die Leute für diesen Ansatz sein werden.
Und wie immer, wenn Sie daran interessiert sind, dies weiter zu vertiefen, bitte …
