Online-Meetings fesselnder gestalten

Was sehr effektive virtuelle Führungskräfte tun, um das Engagement in ihren Meetings zu erhöhen?

  • Wie oft haben Sie in der Vergangenheit aus der Distanz gearbeitet oder haben Sie ein virtuelles Team geleitet oder daran teilgenommen?
  • Wie oft waren Sie schon in Online-Meetings, in denen Sie sich zu Tode gelangweilt haben?
  • Wie oft hatten Sie das Gefühl, dass sich die Diskussion in einem Online-Meeting nur um zwei oder drei Personen drehte?

Im Laufe der Jahre hatte ich viele Diskussionen mit Verantwortlichen von virtuellen Organisationen über genau diese Herausforderung. In Zeiten, in denen Unternehmen gezwungen sind, Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen, ist es relevanter denn je, nach Wegen zu suchen, um Online-/Virtual-Meetings ansprechend zu gestalten. Ich dachte, es wäre ein guter Zeitpunkt, die Weisheit der sehr erfolgreichen virtuellen Führungskräfte zu teilen und sie zu meinen drei Top-Tipps zu verdichten, um das Engagement bei der Durchführung virtueller Meetings zu erhöhen oder hoch zu halten.

Engaging online meetings

Die erfolgreichsten Aspekte

Die erfolgreichsten Aspekte habe ich in den folgenden Stichpunkten zusammengefasst:

  1. Das Interesse der Teilnehmer in der Vorbereitungs- und Einleitungsphase des virtuellen Meetings wecken
  2. Moderieren Sie das Meeting mit hoher Interaktivität und Einbindung aller
  3. Ziehen Sie diejenigen Personen aktiv mit ein, die wenig beitragen

Lassen Sie mich noch ein wenig mehr Inhalt in dieses Gerüst von Ideen einbringen, damit diese Punkte klarer und leichter anwendbar werden.

1. Was meine ich mit der Steigerung des Interesses?

Überlegen Sie bei der Zusammenstellung der Tagesordnung für ein virtuelles Meeting, ob die Punkte, die Sie auf die Tagesordnung setzen wollen, für ein Online-Meeting geeignet sind.

Überlegen Sie, wie sich die verschiedenen Tagesordnungspunkte auf die Teilnehmer auswirken. Nutzen Sie die folgenden drei Fragen als kurze Checkliste, bevor Sie sich entscheiden, einen Punkt auf die Tagesordnung zu setzen und wie Sie ihn beschreiben:

  • Warum ist dies für die Teilnehmer relevant?
  • Warum braucht es den Input der Teilnehmer
  • Was ist für die Teilnehmer drin?

Auf mindestens eine dieser Fragen sollten Sie eine überzeugende Antwort haben. Ansonsten sollten Sie sich fragen, ob der Punkt überhaupt für die Tagesordnung dieser Besprechung geeignet ist.

Um das Interesse aller Beteiligten noch weiter zu steigern, ist es eine gute Idee, alle Teilnehmer einzuladen, die Tagesordnung im Vorfeld mitzugestalten, indem Sie konkrete Überschriften, den Zweck des Punktes und die erwarteten Ergebnisse, die Wichtigkeit für andere sowie die Zeit, die er in Anspruch nehmen wird, erfragen.

Ein Don’t: Setzen Sie niemals Punkte auf die Tagesordnung, die nur zur Information dienen, und stellen Sie diese auch nicht in Ihrem Live-Meeting vor.

2. Wie können Sie ein Meeting mit hoher Interaktivität und Beteiligung moderieren?

Teilen Sie die Verantwortung für die Moderation Ihres virtuellen Meetings, insbesondere bei regelmäßigen Meetings, unter den Teilnehmern auf.

Vergeben Sie Schlüsselrollen an verschiedene Personen. Mit Schlüsselrollen meine ich:

  • der Protokollführer
  • Der Entscheidungstreiber
  • Der Timekeeper
  • Der Advocatus Diaboli

Sie sollten auf die Personen verteilt sein, die an Ihrer Besprechung teilnehmen. Das schafft mehr Beteiligung an der Dynamik des Meetings. Und um das Ganze noch lebendiger zu machen, verteilen Sie sie auf einem rollierenden Plan.

Ein Don’t: Gehen Sie nie davon aus, dass Sie als Führungskraft die Leitung des Meetings/der Diskussion innehaben müssen!

3. Wie ziehen Sie Leute an, die in Ihrem virtuellen Meeting weniger aktiv sind?

Manche Menschen sind von Natur aus ruhiger als andere, und der Kontext eines virtuellen Meetings kann ihre natürliche Präferenz verstärken.

Sie können dieses Verhalten jedoch leicht lenken, indem Sie auf den Grad der Beteiligung der Teilnehmer achten. Am einfachsten ist es, wenn Sie im Auge behalten, wer wie oft beigetragen hat, und dann regelmäßig diejenigen mit offenen Fragen ansprechen, die den geringsten Beitrag geleistet haben.

Einige Kollaborationsplattformen überwachen auch die Aktivitäten der Teilnehmer an ihrem Computer. Prüfen Sie, was Ihre Kollaborationsplattform anbietet, um Sie dabei zu unterstützen, den Überblick zu behalten, wenn Teilnehmer aus dem Meeting abdriften.

Ein Don’t: Benutzen Sie das Nachverfolgen niemals als Urteil über Teilnehmer! Es sollte nur darum gehen, dass Sie aktives Engagement sicherstellen.

Ich hoffe, Sie finden diese drei Tipps nützlich und können sie sofort auf Ihre virtuellen Interaktionen anwenden.

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