Das Ritual, das Ihnen helfen kann, die Effektivität und den Fokus in Ihren Online-Meetings zu erhöhen!

Letzte Woche habe ich bereits einige Tipps von sehr effektiven Führungskräften und meine eigenen Erfahrungen geteilt, wie Sie das Engagement in Ihren Online-Meetings steigern können. Das Schlimmste, was in Online-Meetings passieren kann, ist das fehlende Engagement der Teilnehmer, da dies die Effektivität und damit auch die Motivation, online zu arbeiten, stark beeinträchtigt. Das Feedback und die Gespräche, die ich im Anschluss an den Blog der letzten Woche geführt habe, haben mich an einen weiteren Tipp erinnert, der Ihnen dabei helfen kann, den Fokus in Ihren Online-Meetings zu setzen, um das Engagement und die Effektivität zu steigern.

Das Zauberwort heißt: „Check-In“.

Wenn das wie das Einsteigen in ein Flugzeug klingt, ist das in der Tat keine schlechte Metapher.

Zu Beginn eines jeden Meetings machen Sie als Leiter eine kurze Runde durch alle Teilnehmer und checken mit Fragen wie diesen ein:

1. Wie geht es Ihnen heute? (Wie fühlen Sie sich heute?)
2. Was ist für Sie das Wichtigste, das Sie aus diesem Treffen mitnehmen können?
3. Was müssen Sie abschalten, um voll präsent zu sein?

Sie können Permutationen zu Frage 1 verwenden, indem Sie Fokusbereiche hinzufügen wie: „Körper und Geist“, „Herz und Verstand“, oder sogar „Körper und Seele“. Das hängt vom Kontext und von der Qualität der Beziehung zu den Teilnehmern ab.

• Die erste Frage ermutigt die Menschen, auszudrücken, wie sie sich fühlen, wie sie in Ihrem Online-Meeting ankommen. So sind Sie über ihren Gemütszustand vorbereitet, was Ihnen und anderen sehr helfen kann, ihre Reaktionen auf bestimmte diskutierte Themen zu verstehen. Gerade in der aktuellen Krise ist dieser Schritt sehr relevant, um den Menschen den Raum zu geben, einige ihrer Gefühle zu teilen und das Gemeinschaftsgefühl aufzubauen oder zu stärken!
• Die zweite Frage schafft den Fokus und ermutigt die Leute, darüber nachzudenken und mitzuteilen, was sie wirklich von diesem Treffen erwarten. Dieses Feedback zu deren Erwartungen hilft Ihnen, die Diskussionen zu erleichtern, um die wichtigsten Erwartungen zu erfüllen.
• Die dritte Frage hilft den Teilnehmern, für einen Moment von anderen Dingen abzuschalten, die ihnen durch den Kopf schwirren: all die Non-Stop-Nachrichten, denen sie vielleicht über die Ausbreitung des Virus ausgesetzt sind oder die Sorgen, die sie um ihre Angehörigen haben. Es hilft ihnen, mit ihren Gedanken wirklich in Ihrem Meeting anzukommen.

In einer Runde von 10 Personen sollte dies nicht länger als fünf Minuten dauern. Es ist also ein gewisses Tempo erforderlich, aber immer noch genug Zeit, damit die Leute gut auf die drei Fragen antworten können. Die besonderen Umstände der Krise können jedoch mehr Raum/Zeit für das Einchecken erfordern, damit die Leute mental in der Sitzung „ankommen“ können.

Unserer Erfahrung nach hilft dieses kleine Ritual sehr, mehr Engagement und Fokus in einem Meeting zu schaffen, besonders in einem virtuellen Meeting. Die investierte Zeit zahlt sich schnell aus!

„Check-out“ ist ebenso wertvoll

Zusätzlich zum Check-in-Ritual empfehlen wir Ihnen, am Ende jedes Meetings einen Check-out durchzuführen. Dies hilft den Teilnehmern, ihre Erwartungen, Beiträge und Verpflichtungen zu überprüfen. Zwei Punkte sind wertvoll, um danach zu fragen: die Emotionen der Teilnehmer und die beabsichtigten Handlungen.
Letzteres ist einfach, und sollte die letzte Frage sein: „Welche Aktionen nehmen Sie aus diesem Meeting mit?“.
Die Überprüfung der Emotionen kann davon abhängen, wie das Meeting verlaufen ist. Bei einem geradlinigen Meeting: „Wie fühlen Sie sich, wenn Sie das Meeting verlassen?“. Bei einem, bei dem es nicht gut gelaufen ist, können Sie hinzufügen: „Was war gut daran, wie wir das Meeting durchgeführt haben, und wo können wir uns verbessern?“. Und nach intensiven, anstrengenden Meetings kann es sinnvoll sein, zu fragen: „Wie ist Ihr Energiepegel jetzt, wo wir fertig sind?“

Sicher fallen Ihnen noch weitere Kombinationen für diese Fragen ein. Unsere einfache Empfehlung ist, dass Sie sie ausprobieren und sehen, was für Sie und in Ihrem Kontext am besten funktioniert.

Wenn Sie mehr über diese und andere einfache Rituale für effektive Meetings erfahren möchten, nehmen Sie bitte Kontakt auf – wir freuen uns darauf, das Thema näher zu besprechen. Oder Sie hinterlassen unten einen Kommentar.