Warum so viele Menschen von Online Meetings frustriert sind und was Sie tun können, um dies zu vermeiden
Wie wir alle wissen, sind Online Meetings in der „neuen Normalität“ ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit geworden. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie vollständig online stattfinden oder in einem hybriden Kontext. Letzteres macht die Sache nur etwas komplexer.
Wenn man Umfragen über Online Meetings liest, erhält man immer ein breites Spektrum an Meinungen darüber, ob sie gut und effektiv sind oder nicht, ob man sie mag oder sogar hasst. Ein Teil dieser Meinungen hängt natürlich davon ab, wie effektiv der Leiter des Meetings dieses führt bzw. moderiert. Der andere Teil wird in hohem Maße von den persönlichen Vorlieben für Präsenz- gegenüber Online-Meetings beeinflusst. Und selbst diese Vorliebe kann bereits aus guten oder schlechten Erfahrungen resultieren, die Menschen gemacht haben!
Im Laufe der letzten Wochen habe ich festgestellt, dass eine beträchtliche Anzahl von Menschen, die von Online Meetings begeistert waren, diese immer mehr satt haben. Wenn man diese Gespräche vertieft, wird deutlich, dass der Hauptgrund dafür die schiere Anzahl der Meetings ist, zu denen sie gerufen werden, und die Verschlechterung der Qualität der Meetings, zu denen sie eingeladen werden. Ich bin davon überzeugt, dass sich dies sehr leicht vermeiden lässt. Im Folgenden gebe ich Ihnen vier Tipps, wie Sie als Vorsitzender oder Leiter eines Online Meetings verhindern können, dass die Teilnehmer die Teilnahme an Online Meetings satt haben und sich vielleicht sogar darauf freuen, mit Ihnen als Vorsitzendem an einem Meeting teilzunehmen.
Die vier Tipps im Überblick:
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- Prüfen Sie kritisch, ob Sie für das Thema, das Sie im Sinne haben, ein Meeting brauchen
- Der Informationsaustausch sollte asynchron und nicht in Ihrem Online Meeting stattfinden
- Alle Teilnehmer zu einem interaktiven Austausch und zur Zusammenarbeit auffordern
- Bitte laden Sie nur Personen zu Ihrem Online-Meeting ein, die einen Mehrwert schaffen und einen Nutzen daraus ziehen
Wenn ich so darüber nachdenke, gelten diese vier Voraussetzungen im Grunde für alle anderen Meetings genauso. Online Meetings haben jedoch die zusätzliche Herausforderung, dass es noch leichter ist, sich ablenken zu lassen und es viel schwieriger ist, die Teilnehmer ansprechend zu halten.
Lassen Sie mich nun etwas ausführlicher erklären, was ich mit diesen Tipps meine.
1. Kritische Überprüfung der Notwendigkeit.
Es hat den Anschein, dass Menschen eher aus Reflex ein Meeting einberufen, um etwas zu besprechen, wenn sie über Distanz oder von zu Hause aus arbeiten, da sie sich nicht mehr an der Kaffeemaschine treffen können, um ein kurzes Gespräch über ein Thema zu führen, zu dem sie Input benötigen. Manchmal können diese Fragen in einer Chat-Funktion des Messenger-Systems Ihres Unternehmens diskutiert werden. Alternativ können Sie auch eine virtuelle Kaffee-Ecke einrichten, um sich online mit Leuten zu einem kurzen Gespräch zu treffen. Ich hatte bereits vor einiger Zeit, lange vor der Pandemie, einen Blog über die Idee einer virtuellen Kaffee-Ecke veröffentlicht. Ein relativ neues System, das sich meiner Meinung nach am besten dafür eignet, ist eine Plattform, auf der man einen offenen Raum einrichten kann, in den die Leute hinein- und hinausgehen und sich zu zweit oder in einer kleineren Gruppe unterhalten können, ohne dass eine Moderation erforderlich ist. Sie heißt wonder.me .
UPDATE 2023: Leider gibt es wonder.me nicht mehr. Uns wurde aber mitgeteilt, dass kumospace.com ein Nachfolger ist. Das haben wir allerdings noch nicht getestet und können daher noch nichts dazu sagen.
2. Asynchroner Informationsaustausch.
Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, ein Dokument vorzulesen oder Informationen in einem Monolog in Ihren Online Meetings zu präsentieren. Es gibt nichts Langweiligeres, als vor dem Computerbildschirm zu sitzen und einem Monolog zuzuhören, während Sie zu Hause oder sogar im Büro von allen möglichen Dingen abgelenkt werden. Online Meetings sollten eher dazu dienen, Informationen zu besprechen, als sie zu erhalten. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Informationen vor einem Meeting auszutauschen, mit der Bitte, zu lesen und dann zu diskutieren, was besprochen werden muss.
3. Ein hohes Engagement anstreben
Wenn Menschen in interaktive Zusammenarbeit und Diskussionen eingebunden sind, werden sie motiviert, weil sie das Gefühl haben, dass sie gehört werden und etwas beitragen können, anstatt eine passive Rolle zu spielen. Was auch immer Sie also in Ihren Online Meetings auf die Tagesordnung setzen, stellen Sie sicher, dass Sie es auf interaktive Weise durcharbeiten und die Teilnehmer zu Beiträgen auffordern, wenn sie sich eher still verhalten haben.
4. Schaffen Sie Wert
Sehr oft höre ich von Personen, die frustriert sind, dass sie in einer übervollen Sitzung in eine passive Zuschauer-/Zuhörerrolle gedrängt werden. Sie nehmen teil, weil sie darum gebeten wurden, sehen aber meist nicht, wie sie einen Beitrag zu dem, was behandelt wird, leisten können oder welchen Nutzen sie aus dieser Sitzung ziehen könnten.
Ich habe bereits in einem Blog darüber geschrieben, dass man selektiver vorgehen sollte, wenn es darum geht, wen man einlädt, und dass man vielleicht sogar Leute nur zu einem Teil eines Meetings einlädt, anstatt sie ganz teilnehmen zu lassen. So können sie einen Mehrwert schaffen und von ganz bestimmten Teilen des Meetings profitieren, die für sie von Interesse und wichtig sind.
Fazit
Um zu vermeiden, dass die Leute von Ihren Online-Meetings genervt sind, sollten Sie sich sehr bewusst machen, ob das Thema überhaupt ein Meeting erfordert und wer daran teilnehmen sollte, um einen Mehrwert zu schaffen oder einen Nutzen aus der Diskussion zu ziehen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Meeting wirklich ansprechend ist und alle Teilnehmer einbezieht.
Jeder Teilnehmer sollte das Gefühl haben, dass die Teilnahme für ihn von Nutzen war.
Und wenn Sie Ihre spezielle Situation ausführlicher besprechen möchten, wenden Sie sich bitte an …
