Meine Tipps für Führungskräfte, die auf virtuelle Organisationsstrukturen umsteigen, um ohne übermäßiges Reisen in ihrer Führungsrolle effektiv zu bleiben

Der Schrecken des Umstiegs auf virtuelle Strukturen

Seit einigen Wochen arbeite ich für ein europäisches Unternehmen, das von fast ausschließlich lokalen Organisationsstrukturen auf 100 % virtuelle Strukturen umgestellt hat. Für die betroffenen Führungskräfte bedeutet dies, dass sie von lokaler, persönlicher auf virtuelle Leadership umstellen müssen. Viele der Führungskräfte waren entsetzt über die Umstrukturierung. Sie dachten, dass virtuelle Führung bedeuten würde, dass sie fast wöchentlich zu jedem Mitarbeiter reisen müssten, um als Führungskraft effektiv zu sein und die Verbindung zu allen Teammitgliedern zu halten. Der Hauptgrund für das Entsetzen war die Zeit, die sie verlieren würden, wenn sie im ganzen Land herumreisen müssten, um ihre Mitarbeiter zu besuchen.

Wenn man keine Erfahrung mit virtuellem Arbeiten hat, kann eine solche Umstellung natürlich Ängste auslösen. Man befürchtet, dass die Motivation und Leistung nachlässt, wenn man Menschen aus der Ferne führt und nicht oft und effektiv genug mit ihnen in Verbindung steht. Wenn Sie meine Blogs in den letzten Jahren gelesen haben, wissen Sie, dass ich solche Ängste für unbegründet halte, da ich viel Erfahrung mit virtueller Führung gesammelt habe und viele Führungskräfte, die remote arbeiten, erfolgreich gecoacht habe, um ihre Effektivität in virtuellen Teams zu steigern. Zusammen mit einem Kollegen habe ich ein Programm aus selbst gesteuerten Lernmodulen und Coaching-Interventionen entwickelt, um die Führungskräfte bei der Transformation von lokal auf virtuell zu unterstützen.  Bei der Umstellung auf eine virtuelle Organisation gibt es einen besseren Weg, als noch mehr zu reisen und wertvolle Zeit zu verschwenden – und auch den CO2-Ausstoß zu erhöhen. Wenn Sie ein paar Kernfaktoren in Ihrer Führungsrolle berücksichtigen, können Sie viel Zeit sparen und gleichzeitig Ihren CO2-Fußabdruck klein halten.

Erfolgsfaktoren für virtuelle leadership

Das erste virtuelle Team, das ich zu leiten hatte, geht auf das Jahr 1992 zurück. Damals waren die Zeiten noch ganz anders, denn die Online-Technologie steckte noch in den Kinderschuhen und das Arbeiten in einem Team von verschiedenen Orten aus war höchst ungewöhnlich. Seitdem hatte ich viele Gelegenheiten zu lernen, was es braucht, um in einem virtuellen Kontext effektiv zu sein und was ein virtuelles Team daran hindert, gute Leistungen zu erbringen. Darüber hinaus habe ich mehr und mehr virtuelle Führungskräfte gecoacht und sie dabei unterstützt, ihre Effektivität im virtuellen Arbeitskontext zu steigern. Bis vor kurzem war der Hauptantrieb für Führungskräfte, ihre Kompetenzen in der virtuellen Arbeitswelt zu verbessern, die Minimierung des Zeitverlusts durch Reisen, um Präsenz mit den direkten Mitarbeitern zu haben – und: die Reisebudgets wurden immer mehr eingeschränkt. Das in jüngster Zeit gestiegene Bewusstsein für den Klimawandel und die Auswirkungen des häufigen Reisens auf das Klima in der Öffentlichkeit übt zusätzlichen Druck auf die Art und Weise aus, wie virtuelle Teams geführt werden sollten. Geschäftsreisen auf ein Minimum oder auf Null zu reduzieren und damit den CO2-Fußabdruck zu minimieren, erfordert zusätzliche Aufmerksamkeit von virtuellen Führungskräften, um Effektivität und Teamleistung zu erhalten.

In diesem Blog möchte ich mich auf die wichtigsten Faktoren konzentrieren, die meiner Meinung nach für virtuelle Führungskräfte notwendig sind, um effektiv und erfolgreich zu sein.

Kurz gesagt sind diese Erfolgsfaktoren für virtuelle Leadership die folgenden vier:

1. Grundvertrauen zu den Mitgliedern der virtuellen Organisation aufbauen können
2. Mit der Technologie, die für die virtuelle Interaktion erforderlich ist, vertraut oder sogar versiert sein
3. die unterschiedlichen Regeln für die Kommunikation in einem virtuellen Kontext verstehen und anwenden können und
4. eine Präsenz in der virtuellen Welt zu haben

Über den ersten der Erfolgsfaktoren habe ich bereits in einem vorherigen Blog geschrieben. Heute konzentriere ich mich darauf, wie Sie Ihre Präsenz als Führungskraft im virtuellen Teil Ihrer Organisation steigern können.

Virtuelle Präsenz verstärken

Bei der Betrachtung der Präsenz in einer virtuellen leadership-Rolle möchte ich zwischen der synchronen und asynchronen Interaktion im virtuellen Kontext unterscheiden. Ich möchte Ihnen einige Anregungen geben, wie Sie Ihre Präsenz in beiden Interaktionsformen steigern können. Bevor ich das tue, möchte ich Ihnen einen grundlegenderen Gedanken zu Mindset Shifts vorstellen, die Ihnen helfen, Ihre virtuelle Präsenz zu entwickeln:

Aus all den Gesprächen mit Führungskräften, die in ihrer virtuellen Organisation wirklich als sehr präsent wahrgenommen werden, habe ich folgenden grundlegenden Mindset-Wechsel extrahiert, von dem ich glaube, dass er diesen Effekt hervorruft: Die Gemeinsamkeit dieser Führungskräfte besteht darin, dass sie ihr Verhalten und Auftreten in einem lokalen Umfeld reflektiert haben, um zu verstehen wodurch sie lokal eine hohe Präsenz erzeugen. Daraus entwickelten sie das Verhaltens-Äquivalent für virtuellen Kontext. Die Neurowissenschaft hat gezeigt, dass das Priming Ihres Unterbewusstseins mit solchen neuen Mindsets einen großen Unterschied machen kann.

Daher empfehle ich Ihnen, sich etwas Zeit zu nehmen, um eine solche Reflektionsübung genau durchzugehen und Ihre virtuellen Äquivalente zu Ihrem lokalen Verhalten zu definieren, die Ihnen Führungspräsenz verleihen.

Asynchrone Präsenz

Lassen Sie uns nun einen Blick darauf werfen, was Ihnen helfen könnte, Ihre Präsenz in der asynchronen Interaktion als virtuelle Führungskraft zu steigern:

Asynchron bedeutet, dass Sie nicht zur gleichen Zeit mit der Person verbunden sind und sich daher auf virtuelle Technologien und Austauschplattformen verlassen müssen, um zu interagieren oder zu kommunizieren. Ob dies nun die Social-Media-Plattform Ihres Unternehmens wie Yammer™ usw. oder der Arbeitsbereich Ihres Teams wie TeamSpace™ usw. ist, ein wichtiges Element dieser Plattformen ist die Nutzungshäufigkeit und Sichtbarkeit Ihrer Beiträge.
Ein weiteres Element ist, ein persönliches Profil mit den aktuellsten Informationen zu haben. Man könnte meinen, dass dies zu zeitaufwändig ist. Ich würde empfehlen, einige Ihrer gewohnten Aktivitäten zu reframing und neu zu überdenken. Überlegen Sie, wie oft Sie „an der Kaffeemaschine“ sind und wie viel Zeit Sie für diese Tätigkeit aufwenden. Ihre Kollegen vor Ort sind höchstwahrscheinlich auf dem Laufenden über Sie und die wichtigen Dinge, die in Ihrem Leben passieren. Möglicherweise müssen Sie Ihre Zeit zwischen der lokalen und der virtuellen Interaktion anders aufteilen. Darüber hinaus könnten Sie auch in Betracht ziehen, dass einige der E-Mails, die Sie im Team herumschicken, genauso effektiv oder sogar effektiver sein könnten, wenn sie über das Messenger-System Ihrer Organisation veröffentlicht werden.

Hier sind zwei weitere Ideen für weitere Reframings in der asynchronen virtuellen Interaktion.

• Blog-Beiträge sind Live-Diskussionen in Zeitlupe.
• Chat-Beiträge sind eine Unterhaltung, die sich über einen längeren Zeitraum erstreckt.

Beide Reframings mögen auf den ersten Blick seltsam erscheinen, also lassen Sie sie einwirken und im Hinterkopf reifen.

Synchrone Präsenz

Kommen wir nun zur synchronen Interaktion in Ihrer virtuellen Welt. Sehr oft höre ich von Führungskräften, dass sie Videokonferenzen für die ultimative Art der Interaktion und Präsenz halten. Das stimmt, wenn Sie visuelle Präsenz als die einzige Form des Ausdrucks Ihrer Anwesenheit betrachten. Studien zeigen jedoch, dass die ausschließliche Verwendung von Videokonferenzen bei virtuellen Interaktionen sogar einen negativen Einfluss auf die Effektivität des Meetings oder die zu erreichenden Ziele haben kann. Ich werde in einem zukünftigen Blog mehr darüber berichten.
Es gibt jedoch viele Fälle, in denen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten am Bildschirm und Telefonkonferenzen viel effektiver sind als eine Videokonferenz. Und das bedeutet, dass Sie viel mehr auf Ihre Stimme achten müssen, um Ihre Präsenz in einer virtuellen Interaktion zu verbessern. Hier ist ein Link zu einem fantastischen TED-Vortrag über Sprachpräsenz: Julian Treasure –Wie man so spricht, dass die Leute zuhören wollen

Sie könnten sogar in Betracht ziehen, einen Sprachcoach zu engagieren, um die Wirkung Ihrer Audio-Präsenz zu steigern. Außerdem würde ich Ihnen dringend empfehlen, Ihr Gehör und Ihre Zuhörfähigkeiten zu trainieren. Beide sind für Ihre virtuelle Präsenz genauso wichtig wie Ihre Stimme selbst.

Heutzutage finden viele virtuelle Meetings entweder in Form einer Telefonkonferenz oder einer Kombination aus Bildschirmfreigabe über Plattformen wie SkypePro, TEAMS, Zoom oder Adobe Connect usw. statt. Für diese Fälle möchte ich Ihnen ein paar Ideen zum Reframing Ihrer Gedanken geben:

Wenn Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, denken die meisten Menschen daran, sich einzuwählen und über das Telefon zu sprechen.
Betrachten Sie dieses Refraiming: Sie nehmen tatsächlich an einem Meeting teil.

Wenn Sie eine Bildschirmfreigabe-Technologie oder eine virtuelle Plattform wie Zoom oder Adobe Connect verwenden, sehen die meisten Menschen nur sich selbst vor dem Computer sitzen.
Betrachten Sie dieses Refraiming: Sie betreten den Raum und nehmen am Tisch Platz (für diejenigen, die Star Trek mögen, könnten Sie vielleicht an das „Holo-Deck“ denken, in das Sie gehen)

Schlussfolgerungen

So verrückt diese Reframing-Ideen auch klingen mögen, viele Führungskräfte, die viel virtuelle Interaktion betreiben, bestätigen, dass sie ähnliche Bilder im Kopf haben oder Reframings für ihren virtuellen Teil der Führung definiert haben. Aus meiner persönlichen Erfahrung und weil ich auch viel virtuell arbeite, habe ich durch solche Reframings einen großen Nutzen gezogen. Zum Beispiel setzte bei mir vor Jahren in Telefonkonferenzen oder auf virtuellen Plattformen nach maximal einer Stunde die Müdigkeit ein und mein Konzentrationsniveau sank deutlich. Heute haben 2 bis 3 Stunden virtuelle Interaktion auf mich den gleichen Effekt wie Meetings in Präsenz.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie, wenn Sie eine virtuelle Führungsrolle innehaben oder kurz davor sind, in eine solche zu wechseln, Ihre Reisezeit minimieren können, indem Sie geeignete Wege wählen, wie Sie eine virtuelle Präsenz und Verbindung mit Ihren direkten Mitarbeitern, die über das Land oder den Globus verteilt sind, herstellen. Probieren Sie aus, was für Sie am besten funktioniert; passen Sie sich Ihrem Stil und Ihrer Kultur an, um auch als virtuelle Führungskraft authentisch, aber auch effektiv zu sein. Und – als Nebenprodukt – entfernt sich die Menschheit durch einen geringeren CO2-Fußabdruck immer ein Stückchen weiter vom Abgrund.

Wenn Sie an einem ausführlicheren Gespräch interessiert sind, nehmen Sie direkt mit mir Kontakt auf und wir können das Thema virtuelle Präsenz noch viel tiefer beleuchten.